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ProAdress :: Häufige Fragen

Fragen Übersicht

Die Antworten

 

F: Kann ich Daten aus meinem alten Programm importieren?
A: Ja. ProAdress hat einen Importassistenten, mit dem Sie aus 13 Formaten importieren können. Dabei sind natürlich verbreitete Formate wie Text, Excel, Access, dBase.
 

F: Die postalisch richtigen Anschriften sind in anderen Programmen oft ein Problem. Wie löst ProAdress das Problem?
A: ProAdress bietet für die Postanschrift separate Felder. Dadurch ist es möglich die Postanschrift für jede Adresse individuell zu gestalten. Natürlich kann ProAdress die Postadresse auch auto. erstellen. Dazu stehen 3 anpassbare Regeln zur Verfügung. Eine Regel ist für Adressen im Ausland. In ProAdress sind die Regeln so voreingestellt, dass sie den DIN Vorschriften entsprechen.
 

F: Wozu dient die Word Dokumentvorlage "ProAdress.dot"?
A: Die Dokumentvorlage "ProAdress.dot" wird von ProAdress installiert. Diese Vorlage informiert ProAdress über die Speicherung des Textes als Dokument. Empfängt ProAdress eine solche Nachricht wird ein Fenster geöffnet und Sie können dann entscheiden, ob Sie in ProAdress einen entsprechenden Vermerk in der Kontaktliste oder direkt eine Referenz auf das Dokument in der Rubrik Dokumente speichern wollen. Praktisch bedeutet das, dass Sie einen Einzelbrief aus ProAdress heraus mit Word schreiben, nach dem Speichern ProAdress weiß wo gespeichert wurde, und eine entsprechende Information zur Adresse ohne zusätzliche Arbeitschritte abgelegt werden kann. Dies funktioniert jedoch nur mit der ProAdress Vorlage, bzw mit Vorlagen, die Sie von der ProAdress Vorlage abgeleitet haben. Diese Funktion kann auch abgeschaltet werden.
 

F: Kann ich Etiketten auf DIN A Bögen bedrucken?
A: Ja. Sie finden im Programm eine Abteilung namens "Reports". Dort ist ein Report zum bedrucken von DIN A4 Etikettbögen hinterlegt. Es kann sogar auf schon angebrochene Bögen gedruckt werden. Wenn Sie nur eine Auswahl von Adressen drucken wollen, setzen Sie vor dem Druck einen Filter.
 

F: Kann ich verhindern, dass bestimmte Benutzer Adressen löschen?
A: Ja. ProAdress verfügt über eine Benutzerverwaltung ähnlich den Benutzerkonten von Windows. Damit ist es möglich, für jede Datenbank separat, bestimmte Aktionen und Funktionen für bestimmte Programm-Benutzer zu sperren.
 

F: Kann ich nur bestimmte Adressen für eine Bearbeitung (z.B. Serienbrief) auswählen.
A: Ja. Adressen mit einem gemeinsamen Kriterium (z.B. PLZ) greifen Sie über das Werkzeug "Filter" ab. Gibt es kein gemeinsames Kriterium, so müssen Sie die Adressen von Hand auswählen. Dazu hat jede Adresse ein Kennzeichen namens "Selektiert". Einfach das Häkchen setzen und abschließend über einen Filter alle Adressen mit Häkchen abgreifen.
 

F: Ich habe an eine Menge von Adressen einen Serienbrief geschrieben. Muss ich jetzt die Info darüber zu jeder Adresse extra eingeben.
A: Nein. ProAdress hat ein Werkzeug "Stapeleintrag". Damit macht ProAdress die Arbeit für Sie. Sie sagen einfach nach dem Serienbrief, wenn alle Adressen noch selektiert sind, was ProAdress bei Kontakten, Dokumenten oder ToDos eintragen soll. So können Sie sich die Info über den Serienbrief in Dokumente hinterlegen lassen und eine Wiedervorlage in den ToDos.
 

F: Kann ich doppelte Adresseinträge vermeiden?
A: Ja. Dazu hält ProAdress gleich Werkzeuge bereit: Duplikatsuche und Duplettenabgleich. Die Duplikatsuche untersucht den gesamten Adressbestand nach doppelten Adressen. Besonders geeignet z.B. nach dem Import von Adressen. Die Suche selbst lässt sich auf die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Der Duplettenabgleich wird während der manuellen Eingabe von Adressen tätig. Auch der Abgleich kann eingestellt oder ganz ausgeschaltet werden.
 

F: Kann ich Adressen gruppieren, auch mehrfach?
A: Ja. ProAdress nennt es nur nicht gruppieren. Zu jeder Adresse gibt es ein Feld "Stichworte", es kann beliebig viele Einträge aufnehmen. Durch Eintragungen wie z.B. "Entscheider" oder "EDV_Fachmann" wird die Adresse verschieden Gruppen zugeordnet. Möchte man nun die Mitglieder einer Gruppe aus dem Gesamtdatenbestand herauslösen, so benutzt man einen Filter der das Feld "Stichworte" abfragt. Eine Gruppierung könnte auch über Adressfelder wie Adressart, Branche, Region u.ä. oder die Freifelder erfolgen.

F: Ich muss bei vielen Adressen eine Eintragung in ein Feld vornehmen. Kann ProAdress das für mich erledigen?
A: Ja. ProAdress hat ein Werkzeug "Feld füllen". Damit können Sie automatisiert bei allen oder einer Auswahl von Adressen Werte in ein bestimmtes Feld eintragen lassen.
 

F: Kann ich auch Serien-Emails mit ProAdress verschicken?
A: Ja. Jedoch benötigen Sie dazu unser Programm ProMail. Es greift direkt die Daten von ProAdress ab. Also kein Hin und Her. Für ProAdress Kunden gibt es ProMail zu Vorzugspreis. Und das Beste, Sie können ProMail auch unabhängig von ProAdress verwenden.
 

F: Können auch mehrere Personen mit der gleichen Datenbank arbeiten?
A: Ja. Sie benötigen dazu lediglich die Mehrplatzverison von ProAdress.
 

F: Kann mich ProAdress an Termine erinnern.
A: Ja. Dazu hat ProAdress ein Werkzeug "Timer". Der kann frei vergeben werden oder an eine Aufgabe (ToDo) gekoppelt sein. Eine Voraussetzung muss erfüllt sein: ProAdress muss zum Erinnerungszeitpunkt natürlich laufen.
 

F: Kann ich Listen von meinen Adressen drucken?
A: Ja. ProAdress hat ein Werkzeug "Reports". Dort sind über 20 fertige Listen bereits hinterlegt. Von einfachen Listen bis zu gruppierten Zusammenstellungen. Diese können Sie über den eingebauten Designer verändern. Oder Sie erstellen neue Listen. Komplexere Listen, die Sie nicht erstellen können, erstellen wir für Sie, zum Pauschalpreis.
 

F: Kann ich Felder selbst benennen?
A: Ja. ProAdress enthält 20 Felder, so genannte Freifelder. Die können Sie frei benennen. Ihre Benennung wird dann durchgängig im Programm verwendet.
 

F: Kann ich in der Maske die Reihenfolge der einzelnen Felder frei bestimmen?
A: Ja. Wenn ProAdress gestartet ist befinden Sie sich im Hauptbildschirm. Dort werden Ihnen die Adressen in einer Tabelle gelistet. Sie können frei bestimmen, welche Felder Sie in welcher Reihenfolge in der Tabelle angezeigt werden sollen.
 

F: Kann ich eigene Sortierungen erstellen?
A: Ja. Innerhalb der Datenbankwartung von ProAdress können Sie bis zu 25 Sortierungen mit bis zu 3 Feldern erstellen. Sie sollten damit jedoch sehr gezielt und sparsam umgehen, weil sonst die Verarbeitungsgeschwindigkeit leidet, bzw mehr Speicherplatz gebraucht wird.
Häufig lässt sich die Aufgabenstellung durch einen Filter effizienter lösen.
 

F: Was muss ich machen, wenn ich nur bestimmte Adressen bearbeiten, z.B. für einen Serienbrief verwenden will?
A: Sie benutzen das Werkzeug "Filter". Mit einem Filter können Sie aus der Masse der Adressen die Adressen abgreifen, die über einen gleichen Eintrag in einem oder mehreren Feldern verfügen. Also z.B. aus dem gleichen Ort kommen und/oder zur selben Branche gehören. Das nennt ProAdress "alle" bzw. "gefilterte" Adressen.
Wenn es sich um nur eine Handvoll Adressen handelt, können Sie diese Adressen auch anders bestimmen. Tabelle mit Adressen im Hauptbildschirm. Drücken Sie dazu die Taste STRG und halten sie gedrückt. Klicken Sie anschließend mit der Maus alle gewünschten Adressen an. Das nennt ProAdress "markierte" Adressen.
 

F: Kann ich ProAdress so einstellen, dass bei der Neueingabe einer Adresse bestimmte Felder gleich ausgefüllt sind?
A: Ja. Unter Extras...Einstellungen...Vorbelegung können Sie für jedes Feld einen Wert eintragen, den ProAdress bei einer neuen Adresse in das Feld einträgt.
 

F: In ProAdress tauchen die Begriffe Hauptadresse und Nebenadresse auf. Was bedeutet das?
A: Nehmen wir folgenden Fall: Sie sind Kunde einer Firma aus München. Der für Sie zuständige Kundenbetreuer kommt jedoch aus Hamburg. Beide können Sie in ProAdress als vollwertige Adresse, also mit allen Informationen ablegen. Praktisch, da ja der Kundenbetreuer eine ganz andere Anschrift hat als die Firma. Die Adresse des Kundenbetreuers verbinden Sie jetzt noch mit der Adresse der Firma. In diesem Zusammenhang ist die Firma dann die Hauptadresse, der Kundenbetreuer die Nebenadresse. Ansonsten ganz normale Adressen.

Hinweis: Wurde einer Adresse keine Hauptadresse zugeordnet, betrachtet ProAdress Sie als Hauptadresse.